OPH Rouen Habitat
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Politique de confidentialité

OPH ROUEN HABITAT

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

 

0. Généralités

Nom et coordonnées du responsable du traitement
Rouen Habitat, par abréviation « RH »
Office Public de l’Habitat de Rouen 

Etablissement public régi par les articles le CCH et notamment ses articles L421-1 
5, place du Général de Gaulle
76001 Rouen cedex 1
Pris en la personne de sa Directrice Générale
Tel : 02 35 15 61 61
Adresse électronique de contact : dpo@numerilex.fr 
 
DPO
Nous avons désigné un DPO externe (Correspondant à la Protection des Données Personnelles).
Vous pouvez vous adresser à lui pour toute question relative à la protection des données vous concernant, en envoyant un message à l’adresse de contact ci-dessus.
 
Date de dernière mise à jour 
29 03 21
 
Cadre juridique
Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles du 26 mai 2016 (RGPD)
La loi informatique et liberté, du 4 janvier 1978, mise à jour à la suite du règlement précité dite LIL4.
Code de la Construction et de l’Habitat
Délibérations et référentiels CNIL 
 

1. Objet 

L’Office Public pour l’Habitat « Rouen Habitat » par abréviation ci-après Rouen Habitat est susceptible, au cours de ses activités, de traiter les données à caractère personnel de ses interlocuteurs, et notamment des demandeurs de logement, puis des locataires.

A ce titre, elle est tenue d’une obligation générale de protection des dites données en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles. 

Le présent document, a pour objet d’informer les personnes concernées sur la manière dont Rouen Habitat s’acquitte de cette obligation. 
Il est consultable et téléchargeable sur notre site internet  www.rouenhabitat.fr
Son contenu est susceptible d’évoluer, en fonction des modifications législatives et règlementaires ou de celles qui affectent notre organisation. 
Il fait alors l’objet d’une mise à jour, dont la date est indiquée ci-dessus, sous la rubrique « Date de la dernière mise à jour » 
 
ROUEN HABITAT est un Office Public de l’Habitat (O.P.H.) dont la collectivité locale de rattachement est la Métropole Rouen Normandie.
Doté d’un patrimoine immobilier important, Rouen Habitat se caractérise par la diversité de ses immeubles et par sa localisation.
La très grande majorité de ses logements se situe sur la commune de Rouen.
25.000 personnes (logées).
 
Bailleur social : une activité règlementée 
L’activité de bailleur social fait l’objet de différentes dispositions législatives (Code de la Construction et de l’Habitat) et règlementaires.(même code) 
En outre, parce qu’elle implique la collecte de nombreuses données à caractère personnel, pour instruire les demandes de logement, l’activité du Bailleur social fait elle l’objet de plusieurs dispositions spécifiques prises par la CNIL (Commission nationale pour l’informatique et les libertés) 
Enfin, Rouen Habitat, en tant qu’organisme traitant des données à caractère personnel, est tenue de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de protection desdites données.
L’objet du présent document est de décrire l’ensemble de ces mesures et de rappeler l’étendue des droits des personnes concernées. 
 

 1. Mesures de protection des données traitées

 Principes

D’une manière générale, les mesures de protection que ROUEN HABITAT s’oblige à prendre, reposent sur les principes suivants, issus de l’article 5 du RGPD : 
Traiter les données à caractère personnel de façon licite, loyale et transparente ;
Collecter les données à caractère personnel pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes et ne pas les traiter d’une façon incompatible avec ces finalités ;
S’assurer que les données traitées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
Faire les meilleurs efforts afin de nous assurer que les données soient exactes et, si nécessaire, mises à jour. 
Prendre toutes les mesures raisonnables à même de nous assurer que les données à caractère personnel inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient supprimées ou rectifiées sans délai ;
Conserver les données à caractère personnel sous une forme permettant votre identification uniquement pour la durée nécessaire au regard des finalités du traitement ;
Traiter les données à caractère personnel de façon à garantir un niveau de sécurité approprié pour lesdites données.
 

Engagements

Ces principes se traduisent par les engagements suivants :
Respecter votre vie privée et vos droits ;
Mettre la protection et la sécurité de vos données à caractère personnel au cœur de nos préoccupations ; comme précisé dans notre Charte d’Utilisation du Système d’Informations ;
Dans toute la mesure du possible, protéger lesdites données dès la conception (privacy by design)
Ne pas utiliser vos données à caractère personnel pour des finalités qui ne vous auraient pas été préalablement notifiées 
Nous interdire de conserver vos données à caractère personnel sans limitation de durée ;
Détruire tout document vous concernant en respectant la Procédure d’Archivage de l’Association 
Nous interdire de partager, et/ou de vendre vos données à caractère personnel à des tiers ;
Ne recourir qu’à des prestataires présentant des garanties de fiabilité et s’obligeant à la même politique de protection 
Faire nos meilleurs efforts pour répondre à l’exercice de vos droits, tels qu’énoncés à l’article 9 ci-dessous. 
 

 2. Catégories de données collectées 

Au cours de l’exécution de ses missions, les catégories de données que l’OPH RH est susceptible de collecter, sont celles visées par : 
- La Délibération CNIL n°2014-122 du 3 avril 2014, portant adoption d’une Norme simplifiée relative aux traitements des demandes de logement social (NS20)
- la Délibération CNIL n°2014-123 du 3 avril 2014, portant autorisation unique des traitements de données à caractère personnel, aux fins de gestion du précontentieux et du contentieux 
- La Délibération CNIL n°2014-124 du 3 avril 2014, portant autorisation unique des traitements de données à caractère personnel comportant des appréciations sur les difficultés sociales, aux fins d’attribution de logement social 
- Le « Pack de Conformité-Logement Social » édité par la CNIL au mois de Juillet 2014
 
Remarque 
Les textes et documents visés ci-dessus n’ont plus de valeur juridique à la suite de l’entrée en vigueur du RGPD, le 25 mai 2018. 
Toutefois, dans l’attente de la production de référentiels RGPD, la CNIL a décidé de les maintenir accessibles, afin de permettre aux responsables de traitement d’orienter leurs premières actions de mise en conformité.
Ces documents constituent par conséquent les documents de référence sur lesquels se base l’Office pour documenter sa conformité. 
La présente Politique de confidentialité sera mise à jour, lorsque la CNIL publiera le ou les Référentiels correspondants. 
 

 3. Finalités des traitements 

D’une manière générale, les données sont collectées exclusivement pour fournir à nos services les informations qui leurs sont nécessaires pour instruire les demandes de logement, puis gérer les baux d’habitation qui suivent l’attribution d’un logement. 
Si vous postulez à un emploi, nous gérons vos données et celles de votre CV pour instruire votre candidature.
Si vous êtes l’un de nos fournisseurs ou prestataires de service, nous traitons vos données pour la gestion de notre relation contractuelle
 

 4. Bases légales de nos traitements

Rouen Habitat fonde les traitements qu’elle opère essentiellement sur les bases suivantes : 

Exécution d’une mission d’intérêt public
Besoins de l’exécution d’un contrat 
Intérêt légitime
 

 5. Durées de conservation 

Ce sont celles mentionnée dans les textes visés à l’article 4 ci-dessus
 

 6. Destinataire des données 

D’une manière générale, les données collectées ont pour destinataires les préposés et collaborateurs de l’OPH affectés à la relation avec les demandeurs/locataires.
Ce qui désigne essentiellement, outre les dirigeants, nos collaborateurs salariés, notre personnel administratif et comptable.
Ces personnels salariés ont été sensibilisés au problème de la protection des données.
Ils ont reçu un exemplaire de notre Charte d’Utilisation du Système d’Information, qui souligne, l’obligation de protection pesant sur chaque utilisateur du système d’information.
 

 7. Contrôle des sous-traitants 

Nous veillons à ce que nos prestataires sous-traitants souscrivent des Politiques de Protection des Données personnelles, conformes aux exigences légales. 
 

 8. Lieu de conservation des données 

Toutes les données collectées sont conservées par des prestataires situés sur le territoire français. 
Elles ne sont jamais transférées hors de l’Espace Economique Européen. 
 

 9. Exercice des droits 

Selon les opérations de traitement dont les données sont l’objet, la personne concernée, dispose des droits suivants :
Accès
Obtenir de l’Office confirmation que les données à caractère personnel la concernant sont, ou non, traitées 
Dans cette hypothèse, elle peut accéder à ses données à caractère personnel et obtenir des informations telles que la finalité du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, etc. ;
Rectification 
Obtenir de la part de l’Office, responsable du traitement, la rectification des données personnelles inexactes la concernant 
Effacement 
Droit d’obtenir la suppression de ses données personnelles, à condition que la loi l’autorise 
Limitation 
Obtenir la limitation du traitement, lorsque l’un des motifs justifiant l’exercice ce droit s’applique 
Portabilité 
Recevoir ses données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans entrave de l’Office
Opposition
Faculté laissée à la personne concernée, d’interdire d’utiliser ses données personnelles à des fins de marketing direct ;
Après décès
Droit de définir les lignes directrices pour le traitement de ses données personnelles après son décès.
Exercice des droits 
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée en tête du présent document. 
Recours 
Si, la personne concernée n’est pas satisfaite de la manière dont l’exercice de ses droits est pris en charge par l’Office, elle dispose en toute circonstance de la faculté de s’adresser à notre DPO en lui envoyant un message à l’adresse dpo@numerilex.fr ou déposer une plainte auprès de la CNIL, à l’adresse suivante : www.cnil.fr 
 
Rouen, le 29 03 21
 
 

 


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